会議の議事録作成は多くの方が負担と感じる業務であり、ボイスレコーダーを活用すれば正確かつ効率的に議事録を作成できると考えることでしょう。
しかし、社内での会議にボイスレコーダーを導入しようと考えている方は、必ず稟議（りんぎ）を通して許可を得てから使うべきです。
ボイスレコーダーで録音したデータは社内の機密情報に当たるため、仮に漏洩をしてしまったり、無断での録音がバレてしまった場合には処分が下るのは想像に難くありません。
この記事ではボイスレコーダーの利用の際になぜ稟議を通すべきなのか？稟議を通しやすい理由付けとは？といった情報を紹介していきます。
なぜボイスレコーダーによる社内会議の録音に稟議が必要なのか？
通常、ボイスレコーダーによる社内会議の録音によって作成した社内会議の音声データは機密情報に当たります。
組織として適切な管理体制を構築するためにも、稟議による承認プロセスは必要不可欠です。
録音を行う際には会議参加者全員の同意を得る必要があり、稟議による正式な手続きを経ることで、組織として録音の目的や取り扱い方針を明確にできます。
一方で小規模の会社や団体であれば稟議を必要としないケースもあるため、稟議の必要の有無は上司や決定権を持つ立場の人に質問してみましょう。
管理人の一言決して無断で社内会議を録音してはいけません。
議事録の作成が未経験の方・新社会人の方は特に注意すべきです。
無断録音でトラブルになった事例を紹介
東京外郭環状道路（外環道）工事を巡り、東京都調布市の職員が東日本高速道路など事業者側に市民の個人情報の漏えいを繰り返していた問題で、市による住民団体への初の説明会が２９日、市内で開かれた。
市側は、外環道の陥没現場周辺に住む市民ら１３人と昨年１０月に面談した際に了解なく録音し、内容を文字起こしして「面談メモ」として事業者側に提供していたと明らかにした。
面談メモは、市個人情報保護審査会が１５日に公表した意見書で指摘した、個人情報部分を黒塗りせずに事業者側へ提供した２６件の不適切事例のうちの１つという。説明会で代田敏彦都市整備部参事は「テープ起こしした形の記録を作っている。言った言わないにならないよう（事業者に）正確に伝えるため」と釈明した。市民らは「犯罪だ」「市民への裏切り行為」と反発した。
説明会では渡辺直樹都市整備部長らが「個人情報の不適切な取り扱いで、外部に漏えいさせたことを心よりおわび申し上げます」と謝罪した。市側は個人情報部分を黒塗りせずに事業者側へ提供した不適切事例が２６件あったと説明した。
市民側は長友貴樹市長による直接謝罪なども求めたが、市側は「メールの復元はしないとの方針が確定している」と回答した。（花井勝規）
引用元：東京新聞｜調布市が市民面談記録を漏えい 無断録音しメモを事業者に提供
こちらのケースは無断で録音した音声を文字起こしし、その文字起こしメモを事業者へ提供していたことが発覚した事例です。
録音はいかなる場合でも許可を得た状態で行うべきであり、今回のケースでは担当課長ら3人が戒告されています。
懲戒処分の中では軽い「戒告」に留まっていますが、情報を漏洩された側による提訴も行われています。
東京外郭環状道路（外環道）建設を巡り、東京都調布市に情報公開請求をした市内の70代男性の個人情報を、東日本高速道路など事業者側に漏らしたのはプライバシー権の侵害に当たるなどとして、男性が18日、市に900万円の損害賠償を求め、東京地裁立川支部に提訴した。
引用元：東京新聞｜個人情報漏えいで調布市に損害賠償求めて提訴
重大な情報を含む社内会議の漏洩が発生した場合には、より重いたい懲戒処分が待っていることは間違いありません。
過去の事例を鑑みて、絶対に無断で社内会議を録音するのはやめておきましょう。
社内会議の録音は法律違反？
無断で録音をする行為自体を取り締まる法律はないものの、1つ前の項目で紹介した個人情報の漏洩による訴訟といったリスクがあります。
また、無断の録音によるトラブルは法律の有無に関わらず、社内のルールによる制裁は免れません。
懲戒処分による減給や謹慎はもちろん、出世に響くことは間違いないので絶対に無断での録音はやめておきましょう。
参考リンク：岩熊法律事務所｜相手に無断で会話を録音した場合は違法？
稟議が通りやすい理由付け・メリットの示し方
この記事を読んでいるあなたの会議内容によってボイスレコーダー導入によるメリットの示し方は変わりますが、主に以下のような理由を提案できます。
| アピールポイント | 具体的な説明 |
|---|---|
| 業務効率化 | ・会議中のメモ作業が軽減され、議論への集中度が向上 ・正確な議事録作成により、後日の確認作業が効率化 |
| コスト削減 | ・議事録作成時間の短縮による効率の改善 ・人員を複数割いている場合の削減 |
| 品質向上 | ・発言内容を正確に記録可能 ・重要な決定事項の確実な記録 ・方言や滑舌に難がある方の発言を再確認できる ・AI文字起こしとの併用で、更なる効率化が可能 |
| リスク管理 | ・意思決定プロセスの透明性確保 ・後日の確認や証跡として活用可能 ・発言者の明確化 |
ただしメリットの部分だけでなく、ボイスレコーダーを使った会議の録音におけるデメリットをケアできる運用も考えなければなりません。
以下は会議用にボイスレコーダーを使う際のデメリットと、そのデメリットの対策方法です。
| デメリット | 対策方法の例 |
|---|---|
| 情報漏洩のリスク | ・データを暗号化した上で保存する環境を作成する ・セキュリティ対策の徹底、データ管理の適切化 ・録音データの保存期間を定め、不要になったデータは速やかに削除する |
| 紛失・盗難 | ・社外や会議室外への持ち出しを厳禁にする ・使用時には使用の旨を掲げる札などアナログで対策をする |
| トラブルによる録音失敗 | ・事前の動作確認を行うフローを組む ・予備機材やバックアップ用のボイスレコーダーの用意 |
| データの整理時間 | ・AIツールによる更なる時短を提案する ・手動で議事録を作成した場合との時間を比較して提出する ・議題ごとに録音を分けることで、データ整理を効率化する |
| コストの増加 | ・テストを行い、費用対効果の検討をする ・必要な費用を事前に見積もり、上司や経理部門から承認を得る |
変わったところでは「単に記憶力が落ちてきている」という理由で稟議を通した方もいるようなので、職場の温度感に合わせて申請してみましょう。
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稟議書作成時の注意点
稟議書を作成する際、必ず以下の項目を抑えた内容を作成しましょう。
- 月間あたりの費用はかかるのか
- 現状の方法と比較し、どれだけの時短になるか
- 秘匿性を高めるための運用方法を設定する
特に買い切りのボイスレコーダーを導入するだけなら難しい点はありませんが、文字起こしツールを導入すると月間の費用の算出は必要です。
議事録の作成にお金がかかることを良い顔をしない上司も多いため、単に時短になるという点だけでは承認されません。
「発言者を精確に記載できる」「時系列を明確化できる」「結果的に人件費を抑えられる」といった風に必ず時短と付随したメリットを提示し、コストよりリターンが上回ることを訴えましょう。
また、情報漏洩に関する対策を想定し、同時に提案しておくとスマートです。
筆者の稟議に関する失敗談
筆者は過去に社内の発注に関する情報を保存しつつ呼び出せるツールを自作したことがあります。
当然このツールの使用には稟議を通す必要があり、もちろん稟議書を提出しつつ社内のメンバーに伝達を行った上で使用する予定でした。
しかしツールの作成時に相談していた先輩が稟議の承認前にも関わらず勝手に使ってしまい、私の責任を問われる事態になってしまった経験があります。
この失敗談から分かる通り、いかなる事由においても稟議が通る前にボイスレコーダーを使用してはなりません。
ボイスレコーダーの性能をテストで使いたい場合は個人的な会話の録音に留め、社内では利用しないようにしましょう。
管理人の一言ボイスレコーダーの場合は特に社内の機密情報に関わります。
稟議承認前の利用は一発アウト・始末書コース確定です。
まとめ 社内会議を録音したいなら稟議を通してからにすべき
社内会議の録音はルールを徹底的に定め、会議の参加者が録音されていると知っている状況下でなければいけません。
そのためには稟議書を作成し、稟議を通してからボイスレコーダーの導入を行いましょう。
稟議を通すための材料は社内の情報を含めず、個人的な会話の録音といった風にフラットな情報を使うと信頼を得やすいのでおすすめです。
逆に稟議を通す前に会議で録音をテストするといった行為はボイスレコーダーの導入を禁じられる可能性に繋がります。
AIツールや文字起こしツールを活用したい場合にはメリットを多数示すことで必要な予算を得やすくなるため、使いたいツールがある場合には徹底的にリサーチした上で稟議書を作成しましょう。
特に稟議書には「月間あたりの費用」「どれだけの時短になるか」「秘匿性を高めるための運用方法」の3点は必ず抑えておくべきです。
管理人の一言如何にメリットを示せるかが重要です。
「サボりたいだけでは？」と疑うような人間もいるため、時短以上のメリットを提示できるようにしておきましょう。
